こんにちは。2020年10月入社の江口小夏です。春の入門連載2021の5日目です。
新入社員の皆様、入社おめでとうございます！🌸
私は入社して約半年が経ちましたが、配属当初最も大変だと感じたのは議事メモ作成でした。この記事を読んでくださっている新入社員の方でも、議事録／議事メモ作成に時間を割いている方は多いのではないでしょうか？
私もまだまだ勉強途中ですが、少しでも議事録／議事メモを取る方の参考になればと思い筆を執りました。
ひとつの参考にしていただければ嬉しいです！
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議事録 vs 議事メモ
企業やプロジェクトによって「議事録」をとるか、「議事メモ」をとるか変わると思います。
本ブログで扱う言葉を定義するためにも、議事録と議事メモの違いを確認しておきます。
議事録は、
会議の内容や発言者を正確に記録し、会議の進行に沿って記載する。品質が重要で表現なども正確に記録する。
一方で、議事メモは、
会議の内容や発言者を正確に記録することはもちろんだが、サマリや決定事項、ToDoを明確にすることが最も重要。品質よりもスピード優先。
自分自身の経験を踏まえて、本ブログでは議事メモを取る場合を想定して書いていきます！
議事メモ作成の目的
皆さまご存知かと思いますが、念のため議事メモをとる目的を確認します。
（目的は、議事録でも同じ。）
主な目的は、
- 決定事項とToDoの確認と承認を得る → 認識齟齬防止
- 会議不参加者が会議内容を理解できるようにする
です。
特に一つ目は非常に重要なため、発言者や決定事項に対して承認を得たかはしっかり記載しておく必要があります。
さてここまでで議事メモとは何か？をおさらいしました。
ここからは、議事メモをとる際の私なりのマインド面についてお話していきます。
議事メモ作成を楽しむために
最初は「大変だな…」と感じていた議事メモ作成でしたが、徐々に議事メモを作成するのが楽しくなってきました。
その理由は以下のとおりです。
1.議事メモとることで会議の内容を自然とおさらいできる
2.重要書類を作成するという責任感を感じる
それぞれ説明していきます。
1. 会議の内容を自然とおさらいできる
新入社員の頃は「会議の内容がさっぱり分からない…」なんてこともあるかもしれません。
そんな状態で会議中に議事メモ作成は大変かもしれませんが、以下のような良いこともあるかと思います。
- 議事メモ作成過程において、分からない内容や単語を再度復習・確認できる
- 発言の背景から、発言者の意図を読み取ることができる
結果として、会議をおさらいして自分の糧にできます。
キャッチアップ方法の一つとして是非議事メモを活用してみてください！
2. 重要書類をつくっている責任感を感じる
（「責任感＝楽しい」かどうかは人それぞれかもしれませんが…）
先ほど議事メモ作成の目的でも述べた通り、議事メモは「内容の承認を得て、認識齟齬を防止する」役割があります。これは議事メモが会議において非常に重要な書類である、ということです。
例えばスポーツでも、責任感のあるエースポジションを任されたらプレッシャーもありますが、終えたときの達成感や喜びもひとしおですよね。議事メモに対してそのようなイメージを持って、自分は楽しんでいます。
これまで私なりの議事メモの楽しみ方をご紹介しました。
次に、議事メモをとる場合のコツやポイントをお伝えします。
意識するポイントなどは人それぞれですので、参考になる部分をご覧になっていただければと思います。
コツ・手法
議事メモ作成ではここを意識しよう
議事メモを作成するときに意識しているポイントを書いていきます。
- 最低限、発言者と大まかな発言内容は確実に記録する
会議が進行する中で発言を一言一句漏らさずに書こうとすると、記載が間に合わないこともあります。
そんな時は、少なくとも発言者と何についてどんな意見を言っているのかに集中して書くと、議事メモに記載すべき最低限の内容をおさえることができます。
- 「～ため」「～ので」を聞き逃さない
ほとんどの発言には背景や意図、目的があります。なぜその発言があったかを、会議に出席していない人が理解するためにも重要なため、意識して聞きましょう。
- ToDoを明確にする
会議で挙がったタスクやToDo事項は正確に記載する必要があります。期限やアウトプットの方法など不明点があれば、先輩など会議参加者に確認するのがベターです。
- 論点を意識して会議に臨む
議事メモ作成者だけに限りませんが、「この会議では何を決めなければいけないのか」を意識しておくことが大切です。
特に新入社員の頃は、会議が進行するにつれて、会議の内容に頭が追いついていけなくなることもあるかと思います。
しかし、会議で決めなければいけないことを頭に置いておけば、迷子になってしまったときも立ち返る基準になるはずです。
- 決定事項の合意がとれているかを確認する
決めなければならないことに対して顧客の合意がとれているかは非常に重要です。認識齟齬を防止するためにも、議事メモを記載するときは合意が取れているかを意識しておくと良いかと思います。
- 議事メモへの記載は時系列に沿うことよりも分かりやすさが重要
会議では議論が行ったり来たりすることも多々あります。
そのとき時系列順にすべて記載していると、見返したときに議事メモの内容が分かりづらくなることがあります。議論が進む中で、同じトピックに戻ったときは、時系列が違っていても同じ章に記載すると分かりやすくなります。
議事メモチェックポイント
会議終了後に議事メモを修正・清書するときのチェックポイントをいくつか挙げてみます。
- 文章に主語があるか？
日本語は主語が省略されがちです。何／誰についての発言かを明確にするためにも、主語がない場合は補填しましょう。
- 分かりやすい日本語／シンプルな文章になっているか？
議事メモを読んで、すんなりと内容を理解できる状態にする必要があります。修正し終わった後に、顧客の会議不参加者になったつもりで議事メモを読み返してみると修正箇所が見えてきます。
- 誤字脱字、表記ゆれがないか？
誤字・脱字や同じ単語を別表現にしない、用語は正式名称で記載できている（略語を使っていない）かは最終チェックとして確認しましょう。
例：プロジェクト／PJ
- 名称は正式なものになっているか？
企業名や用語は略語などを使わず正式に書きましょう。
NG: フューチャー
OK： フューチャー株式会社
- 口語が残っていないか？
口語体や崩れた日本語表現は適当な文章に直しましょう。
NG: XXXって思ってるんですよね
OK: XXXと考えている。
NG: XXXみたいな感じかな
OK: XXXのようなイメージをしている。
さいごに
私もまだまだ勉強中の身ですが、教わったこと・学んだことをまとめてみました。
気を付けるべき点は会社やプロジェクトによって異なると思いますので、ひとつの参考にしていただければ幸いです。
最後まで読んでいただきありがとうございました！